制作演示文档的经验建议

如果让我说国内与国外做研究有什么区别的话,其中之一就是国外喜欢做Presentation,即做报告。给导师汇报的进展,展示给别人的想法,甚至一个产品的发布会或者说明书,都可用演示文档来完成。因此如何编写一份演示文档就显得相当重要,的确是一门必修的基本功。我原来在国内的时候整个硕士期間就做了一个答辩的Presentation,博士一年级的时候也只做过一回,而且是出于一门英語课的作业,说起来真是惭愧得很。

大多数人选用微软的Office PPT做幻灯片,不过也有人用开源的LaTeX  Beamer做成PDF文档。工具之选本身没有绝对的答案。无论使用哪种工具,编写演示文档的经验和建议倒是一致的。一直以来就很想总结一些做演示文档的经验,供大家参考并交流。最近发现一篇博文,总结的经验非常好,特转发在此分享,也不用我再多费功夫总结了,更何况这篇博文总结得如此之好。

知识经验本身就讲究分享精神,好的成果本应该共享,只要注明原创者就可以了,毫无必要的重复工作简直就是对整个人类金钱和精力的浪费。

制作科研Slide的规范建议

在页面上放什么?

  1. 一个内容太少的页面总比内容太多的页面好。
  2. 不要假定听众中的所有人都是这方面的专家,记住无知听众准则,即使听你讲的人应该是专家,他们也可能是最近才听说你认为应该很早就知道的内容。你永远应当预留出时间对那些专业的词汇做出解释。
  3. 永远不要把你不准备在演讲中谈到的内容放到页面中,不要给大家造成你要谈论的主题非常复杂的印象。但是你可以解释一些不在页面中列出来的内容。
  4. 保持简单。一般来说,你的听众用来看一张幻灯片的时间不会超过50秒。他们可能来不及来领会那些长句子和复杂的公式。

对标题的建议

  1. 每个页面都要放置一个标题。对那些不能抓住页面细节的听众来说,看标题能使之知道页面的内容。
  2. 标题要确确实实说清楚一件事情。不要用让人无法理解的神秘总结做标题,除非听众能够完全理解页面的内容。
  3. 理想情况下,前后标题本身要构成完整叙述。
  4. 英语中大小写前后要一直。或者所有的标题首字母都大写,或者不。不管如何,整篇文档的标题要大写。

对正文文本的建议

  1. 永远不要为了放置更多的内容而选择更小的字体。
  2. 应尽量选用列表项(enumerate, itemize),不要用长句子。
  3. 不要用连字符分割单词。如果确实需要,使用命令”-“手工分割。
  4. 手工换行,不要依赖程序的自动换行。在有逻辑停顿的地方换行。
  5. 图表中的文字和数字要和普通文本同样大小。坐标轴上不可分辨的数字往往使图表表达的信息减半。

对图形的建议

  1. 如果可能,每一页都尽量放一个图形。可视的图形可以帮听众很多忙。
  2. 图形应该跟文本有同样的排版参数。比如:在图形中的文字应该跟正文用同样的字体。图形中小点应该跟正文中的点一样大,线的宽度也应该一样。
  3. 当使用位图的时候,比如照片,可以会比其它文本色彩更丰富;而矢量图应该和正文遵守同样的色彩逻辑(比如,黑色代表正文,红色表示加亮,绿色代表例子,蓝色代表结构)。
  4. 同文本一样,你应该解释图表中出现的所有内容。不管对演讲主题来说是否重要,一些不能解释的细节往往会使听众迷惑不解。当从论文或者别的地方拷贝图形的时候一定要注意,因为那里面可能包含你无法解释的内容。

对色彩的建议

  1. 尽量少用颜色。在模板的定义中已经用了比较多的颜色。如果用比较多的色彩,应当有足够的理由。
  2. 在白背景下使用较亮的色彩时要小心,特别是绿色。在你的监视器上看起来不错的东西在你投影上效果可能完全不同。当你在亮背景下使用前景色时,一定要用比较暗的。
  3. 背景的阴影和渐变在降低易读性的同时并不会增加任何信息。不要因为好看而增加这种效果。
  4. 反色视觉效果(亮文本黑背景)在光线比较足的环境下放映时会出现问题,而且打印和复印时都不方便,应当少用。

对动画和特殊效果的建议

  1. 选用动画来演示动态的系统。
  2. 不要仅仅为了吸引听众而使用动画。这往往会分散听众对原本主题的注意力。
  3. 尽量不要使用类似”消融”等分散注意力的换页效果。除非你有好的理由要用它,即使这样也要少用。

感謝原创作者的分享,原作链接:http://dsec.pku.edu.cn/~yuhj/wiki/TeXSlides.html

注:上面博文的部分经验内容是针对LaTeX工具。

制作演示文档的经验建议》有13个想法

  1. tavi

    确实不错,虽然以前都零零散散看过,读到总结篇还是爽快

    上次做presentation,“忽悠王”导师(导师的报告那可真的是岗岗的)给我几个硬规定:
    1.=1
    3.无公式

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  2. tavi

    不知道上面的显示为什么不全,重写一下3条规定
    1. 不多于15页
    2. 每页至少一张图
    3. 不能出现公式

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